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Arquivo Público elimina mais de 700 toneladas de documentos
14/09/2016

 

O último balanço divulgado pelo Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo (DGSAESP), do Arquivo Público (APESP), registra a eliminação de 735 toneladas de documentos pelo Governo estadual no primeiro semestre de 2016. Isso significa que 105.215 caixas de documentos já sem valor legal, descartados pelos órgãos públicos estaduais, foram fragmentados, gerando economia de espaço e de recursos financeiros para o Estado. No ano passado, foram 1.037 toneladas de papéis eliminados ante 601 toneladas em 2014.

De acordo com a diretora do Núcleo de Assistência Técnica aos Órgãos do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo (SAESP), Bruna Attina, um dos objetivos da gestão documental é criar condições favoráveis à racionalização do espaço utilizado para a guarda de documentos dos órgãos públicos. Isso significa amplo acesso à informação. “Se você tem um amontoado de documentos sem organização, não há condições de promover o acesso com agilidade e rapidez”, explica Bruna.

Procedimentos técnicos, de acordo com a diretora, são necessários e afetam diretamente a eficiência do Estado como prestador de serviços. “Um dos grandes desafios da gestão documental é avaliar o que eliminar, o que preservar e como tratar a informação”, explica.

Bastidores – Segundo o diretor do Centro de Gestão Documental, Marcelo Assis, antes da fragmentação dos documentos ocorre um grande trabalho de bastidores. Há estudos e orientações para o descarte ser realizado com base em critérios técnicos, sem causar prejuízos à sociedade ou à administração. “Quando um órgão elimina um documento significa que ele está aplicando os instrumentos referentes à gestão documental. Para nós, isso é importante indicador de que a política está sendo executada nesses locais”, afirma Assis.

De acordo com o diretor, o mesmo instrumento regulamentador da eliminação também é válido para a preservação dos papéis. “Documentos com relevância social, cultural e memória administrativa são guardados, seja pelo Arquivo, seja pelo próprio órgão.”

A atribuição de orientar e conduzir o trabalho de eliminação de documentos é de responsabilidade das Comissões de Avaliação de Documentos e Acesso (CADAs), grupos multidisciplinares instituídos em todos os órgãos e secretarias do Estado, que servem de elo entre as instituições e o Arquivo Público.

Entre suas funções estão elaborar e orientar a aplicação dos Planos de Classificação e das Tabelas de Temporalidade de Documentos, além de nortear procedimentos para eliminação, transferência ou recolhimento de documentos.

“As CADAS têm grande responsabilidade, pois esse trabalho precisa ser muito consistente e bem fundamentado, com observância de todas as normas legais. O Arquivo Público tem atuado como protagonista em conjunto com a administração, especialmente ao lado dos servidores que foram designados para atuar nas comissões”, explica a diretora técnica do DGSAESP, Ieda Bernardes.

O Plano de Classificação de Documentos é o instrumento utilizado para a avaliação de qualquer documento de arquivo. “Todo esse trabalho de base, em conjunto com as Comissões de Avaliação, contribui decisivamente para o tratamento da informação e a promoção do acesso”, diz Bruna Attina.

Gestão – A coordenadora da Comissão de Avaliação da Secretaria do Meio Ambiente, Maria Gerusineide de Jesus, destaca a importância desse trabalho: “Ao assumir a CADA, em 2003, iniciamos a gestão de documentos relacionados às atividades comuns a todos os órgãos estaduais, denominadas atividades-meio. Desde então, temos realizado ações para tornar a gestão documental compatível com os novos paradigmas organizacionais e em conformidade com a legislação vigente”, diz.

A Secretaria do Meio Ambiente foi a primeira do Estado de São Paulo a ter o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos devidamente oficializados. Maria Gerusineide explica que a ajuda do Arquivo Público, por meio do SAESP, foi fundamental: “Sempre contamos com esse órgão na orientação para a elaboração dos instrumentos de gestão documental, na correta classificação dos documentos, manuseio e guarda, além das instruções normativas e legislação sobre o assunto”.

Doação – Todo documento fragmentado é doado ao Fundo Social de Solidariedade (Fussesp), que vende as aparas para empresas de reciclagem gerando recursos para o desenvolvimento de programas sociais destinados a pessoas em situação de vulnerabilidade social no Estado de São Paulo.

Os órgãos que realizaram a eliminação de papéis no primeiro semestre deste ano foram: Assembleia Legislativa do Estado de São Paulo, Sabesp, Metrô, Departamento de Estradas de Rodagem, Departamento Estadual de Trânsito, Fundação Casa, Procon-SP, Fundo Social de Solidariedade do Estado de São Paulo, Instituto de Assistência Médica ao Servidor Público Estadual, Instituto de Pesos e Medidas do Estado de São Paulo, Procuradoria-Geral do Estado, Secretaria da Administração Penitenciária, Secretaria da Cultura, Secretaria da Educação, Secretaria da Fazenda, Secretaria da Saúde, Secretaria da Segurança Pública, Secretaria de Agricultura e Abastecimento, Secretaria de Governo, Secretaria de Logística e Transportes, Secretaria de Saneamento e Recursos Hídricos, Secretaria do Meio Ambiente e Universidade de São Paulo.

DOE, Executivo I, 14/09/2016, p. II